¿Cómo evaluar la incorporación de un ERP?

En el mundo actual donde las empresas buscan ser eficientes, entregar el mejor servicio al cliente, posicionarse de manera diferenciadora en su rubro y ser líderes en él, la organización interna de su negocio pasa a ser fundamental para lograr y mantener el éxito. La tecnología actual permite ofrecer al mercado herramientas orientadas a la correcta administración empresarial, que en compañías de mediana y gran envergadura ya se han transformado en un activo indispensable.

¿Cuáles son esas herramientas? Se trata de los conocidos ERP -que en su sigla en inglés significa Planificación de Recursos Empresariales-, un sistema de software de gestión que permite integrar todos los procesos de negocios de una compañía. Esto ocurre mediante el registro de los datos de una empresa, validándolos, relacionándolos e integrándolos en una base de datos corporativa. Es así como se pueden obtener, consolidar y gestionar datos de clientes, proveedores, inventarios, activos, costos, producción, cuentas por cobrar y pagar, bancos y contabilidad, entre otras áreas, los que generan la información necesaria y relevante para la estrategia y operación de la empresa.

Pero, ¿cómo saber cuándo surge la necesidad de incorporar un ERP? Esta nace cuando la compañía concluye que requiere de mayor apoyo de las tecnologías de la información, ya sea en su labor operacional diaria como por la necesidad de mayor oportunidad y simpleza en conocer información relevante para la toma de decisiones.

Es decir, cuando una empresa determina que necesita “ordenar la casa” en búsqueda de una mayor eficiencia en su operación y de mejorar la calidad e integración de la información de gestión, ahí es cuando debe incorporar un ERP a su gestión. Sumado a lo anterior, también es determinante el mayor apoyo tecnológico en la labor operacional diaria, cuando las previsiones de crecimiento obligan a contar con un soporte de software que sustente dicha expansión.

Los requisitos de los sistemas de gestión en las empresas son muy diversos y por lo tanto, el esfuerzo para la búsqueda e implementación de un ERP adecuado varía de una compañía a otra. Es por esto que cuando una empresa evalúa la incorporación de un ERP, antes que todo debe conocer sus necesidades, identificar el proyecto estratégico que requiere desarrollar y seleccionar la mejor opción que el mercado ofrece sobre la base de su tipo de industria, tamaño de compañía, la cantidad de procesos que se deben automatizar en ella, presupuesto e incluso su cultura empresarial.

Con esto en mente, las variables más relevantes a considerar en la selección de un ERP son: que el nuevo sistema de gestión contenga las funcionalidades base para la gestión del negocio e idealmente, una oferta de producto especializada en el rubro de la empresa; que las credenciales del proveedor incluyan experiencia en proyectos similares, consultores capacitados y metodología, y por último, que las garantías de atención antes, durante y después de la ejecución del proyecto sean a toda prueba.

Una vez detectada la necesidad de un ERP y elegida la herramienta adecuada según las características de la empresa, es necesario constituir el equipo de trabajo que liderará el proceso, conocer la metodología que se llevará a cabo, anticipar los esfuerzos en recursos humanos y que la dirección ejecutiva entregue su total apoyo a este proceso que debe catalogarse como de alta prioridad para la compañía.

El proceso de implementación de un ERP es un proyecto que como tal debe profesionalizar al máximo no sólo los procesos tecnológicos y de negocios, sino que también asegurar el adecuado manejo del sistema. Esto significa realizar una correcta planificación para obtener los resultados esperados en la administración y control de la ejecución del proyecto, asegurando así la calidad en las distintas etapas del proceso que llevarán al logro de los objetivos deseados.

Cada vez más, los clientes buscan en su proveedor de soluciones de gestión empresarial a alguien que los acompañe en el crecimiento y competitividad de sus empresas por los próximos años. Es por esto que la idoneidad de los profesionales de implementación es clave, siendo la experiencia en el área y vanguardia tecnológica aspectos fundamentales a considerar en el momento de elegir un ERP.

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